Kako napisati poročilo? Najpomembnejša pravila

Kaj je poročilo?

Lahko je ustno ali pisno ter je običajno namenjeno nadrejenim, strankam, ustanovam, vlagateljem ali nadzornim organom.

Glavni namen poročila je posredovanje konkretnih informacij o določenem problemu, procesu ali dogodku. Poročilo lahko med drugim služi za:

• povzetek izvedenih dejavnosti,
• predstavitev rezultatov raziskav,
• analizo podatkov,
• oceno položaja,
• ugotavljanje nepravilnosti,
• predstavitev priporočil,
• spremljanje napredka dela,
• dokumentiranje poteka projekta.

V praksi ima poročilo predvsem informativno in odločevalsko funkcijo – prejemniku omogoča oblikovanje sklepov in sprejemanje ustreznih ukrepov.

Katere lastnosti ima dobro poročilo?

Ne glede na vrsto mora poročilo izpolnjevati nekaj osnovnih zahtev.

• Natančnost – poročilo mora vsebovati samo konkretne informacije, povezane z obravnavano temo. Izogibati se je treba nejasnim izrazom in posploševanju.
• Vsebinska jedrnatost – vsebina mora biti kratka, logična in urejena, vsaka informacija pa mora biti utemeljena in izhajati iz podatkov.
• Objektivnost – poročilo ne sme temeljiti na osebnih mnenjih avtorja. Sklepi morajo izhajati iz dejstev, analiz ali rezultatov raziskav.
• Doslednost – dokument mora ohranjati enotno strukturo, slog in način predstavitve.
• Preglednost – dobro pripravljeno poročilo omogoča hitro iskanje najpomembnejših informacij, na primer z uporabo kazala, naslovov in poglavij.
• Jezikovna in strokovna pravilnost – poročilo mora biti brez jezikovnih, slogovnih in stvarnih napak. Napačni podatki ali nenatančni sklepi lahko vodijo do napačnih odločitev.

Kako napisati poročilo?

Priprava poročila zahteva urejanje informacij, ustrezno strukturo ter jasno in objektivno predstavitev podatkov.

1. Določitev teme in namena poročila – najprej je treba določiti, čemu je poročilo namenjeno, kateri problem analizira, zakaj nastaja in kdo ga bo prebral. Od tega sta odvisna obseg informacij in jezik dokumenta.
2. Zbiranje in urejanje podatkov – poročilo mora temeljiti na zanesljivih virih in konkretnih podatkih. To so lahko rezultati raziskav, statistični podatki, finančni podatki ali opažanja. Na tej stopnji je treba izbrati najpomembnejše informacije ter izločiti nepotrebne podatke ali podatke, ki niso povezani s temo poročila.
3. Priprava strukture poročila – pred pisanjem je priporočljivo pripraviti načrt dokumenta in ga razdeliti na vsebinske sklope. Tako bo poročilo logično in pregledno.
4. Pisanje vsebine poročila – vsebina dokumenta mora predstaviti dejstva, pojasniti povezave, prikazati podatke in voditi do konkretnih sklepov. V poročilih se pogosto uporabljajo tabele, grafikoni in diagrami.
5. Ureditev oblikovanja – poročilo mora imeti pregleden grafični videz, ki olajša razumevanje vsebine. Priporočljivo je uporabljati naslove in poglavja, označene ali oštevilčene sezname ter poudarke za najpomembnejše informacije. Najpogosteje se uporabljajo pisave brez serifov ali s serifi v velikosti 11–12 pik ter razmik med vrsticami 1,15–1,5.
6. Oblikovanje sklepov in priporočil – zaključni del poročila mora vsebovati povzetek najpomembnejših ugotovitev. Če narava dokumenta to zahteva, lahko vključuje tudi priporočila za ukrepanje, predloge sprememb ali oceno tveganja.
7. Preverjanje poročila – pred oddajo dokumenta je treba preveriti pravilnost podatkov, skladnost sklepov z analizo, enotnost zapisa, popolnost virov ter jezikovno in tehnično pravilnost.

Kakšna naj bo struktura poročila?

Veliko je odvisno od vrste poročila, vendar je najbolj univerzalna struktura naslednja:

1. Naslovna stran – vsebuje osnovne podatke za identifikacijo poročila, kot so naslov, avtor, prejemnik, če je zahtevan, datum in kraj priprave dokumenta.
2. Povzetek – kratek prikaz najpomembnejših informacij, rezultatov in sklepov.
3. Kazalo – urejen seznam poglavij in podpoglavij s številkami strani.
4. Uvod – uvod v temo poročila, predstavitev ozadja, obsega analize in osnovnih metodoloških izhodišč.
5. Vsebina – osrednji del poročila, ki vključuje opis problema, analizo podatkov, potek raziskav ali dogodkov ter njihove posledice in razlago.
6. Sklepi – povzetek, ki neposredno izhaja iz izvedene analize.
7. Priporočila – predlagani ukrepi, rešitve ali naslednji koraki.
8. Literatura – seznam vseh virov, uporabljenih pri pripravi poročila.
9. Priloge – dodatno gradivo, ki dopolnjuje poročilo, na primer podrobni rezultati raziskav, tehnična dokumentacija ali drugi izvorni materiali, ki so preobsežni za glavni del dokumenta.

Vrste poročil

Ločimo lahko več vrst poročil, njihova razvrstitev pa je povezana z namenom, značilnostmi ali obsegom. Poročila lahko razdelimo glede na:

Obseg poročila:

• kratko oziroma izvedbeno – do 10 strani, z jedrnatimi in preglednimi informacijami,
• dolgo oziroma razširjeno – več kot 10 strani, z globljo analizo problema in večjim obsegom podatkov.

Vsebino poročila:

• informativno – predstavlja dejstva in podatke,
• analitično – vsebuje razlago podatkov in sklepe,
• znanstveno – temelji na raziskavah in znanstveni metodologiji,
• tehnično – obravnava tehnična ali tehnološka vprašanja,
• finančno – vključuje finančne in ekonomske podatke,
• periodično – pripravlja se redno, na primer tedensko ali četrtletno.

Namen poročila: poročilo je lahko na primer nadzorno, marketinško, prodajno, poročilo o nezgodi, raziskovalno ali revizijsko.

Primer poročila

Spodaj je predstavljen poenostavljen oziroma skrajšan model poročila.