Kako napisati prošnjo? Najpomembnejša pravila

Kaj je prošnja?

Namen prošnje je doseči konkreten rezultat, na primer pridobiti ugodnost, dovoljenje, dopust ali finančno podporo.

Tak dokument ima pomembno vlogo pri uradnem sporazumevanju in se uporablja v številnih situacijah – od prijave na šolanje ali delovno mesto do prošenj za subvencije oziroma spremembe pogodbenih pogojev. Pravilno sestavljena prošnja je pogosto prvi korak pri uresničevanju pomembnih osebnih ali poklicnih načrtov.

Formalna prošnja – obvezni sestavni deli

Pravilno oblikovana prošnja mora vsebovati več elementov. Ti si sledijo v naslednjem vrstnem redu:

• kraj in datum – navedena sta v zgornjem desnem kotu strani;
• podatki pošiljatelja oziroma prosilca – navedeni so v zgornjem levem kotu strani; vključevati morajo ime in priimek prosilca, njegov naslov, telefonsko številko ter elektronski naslov;
• podatki prejemnika – navedeni so pod podatki pošiljatelja; vključujejo polno ime institucije oziroma naziv, ime in priimek naslovnika ter naslov sedeža pristojnega organa;
• naslov Prošnja za … – postavljen je na sredino strani;
• glavno besedilo prošnje – sledi naslovu; običajno se začne z vljudnostnim nagovorom, na primer Spoštovani,, nato pa predstavi konkretno prošnjo in njeno utemeljitev;
• lastnoročni podpis – prosilec ga doda pod besedilom prošnje na desni strani.

Nekaterim prošnjam so priložene priloge. V tem primeru jih je treba v dokumentu navesti. Seznam vseh prilog se praviloma umesti pod besedilo prošnje na levi strani.

Kako napisati prošnjo?

Pisanje prošnje je večstopenjski proces. Upoštevati morate več pomembnih vidikov.

Struktura besedila

Besedilo prošnje je običajno sestavljeno iz dveh ali treh stavkov. Navadno se začne z vljudnostnim nagovorom, na primer Spoštovani,.

Nato predstavite konkretno prošnjo. Uporabite lahko različne formulacije, na primer Vljudno vas prosim za … ali Prosim za … Nato prošnjo utemeljite. Pri tem so primerne povedi, ki se začnejo z besedami Prošnjo utemeljujem … ali Za prošnjo navajam naslednje razloge … Besedilo prošnje se običajno konča s formulacijo Lepo pozdravljeni oziroma S spoštovanjem ter lastnoročnim podpisom prosilca.

Profesionalen ton

Pri pisanju prošnje bodite pozorni na slog besedila. Poskrbite, da bo celotno besedilo zvenelo profesionalno. Uporabljajte formalni jezik. Izogibajte se čustvenim izrazom, žargonu in pogovornemu jeziku. Besedilo mora biti nevtralno, stvarno in vljudno. Osredotočite se predvsem na dejstva in argumente, ki utemeljujejo vašo prošnjo.

Pri oblikovanju prošnje je priporočljivo uporabljati krajše, enostavne povedi, saj bo besedilo tako razumljivejše. Uporaba strokovnih izrazov je dovoljena, vendar z njimi v dokumentu ne pretiravajte.

Oblikovanje besedila

Pri formalnih prošnjah je poleg vsebine zelo pomembno tudi pravilno oblikovanje dokumenta. Običajno je priporočljivo uporabiti čitljivo pisavo, na primer Times New Roman ali Arial, velikosti 11 oziroma 12 pik.

Nastavite enojni razmik med vrsticami in dodajte prazno vrstico med odstavki. Tako bo besedilo videti bolj urejeno in pregledno.

Pregled

Preden prošnjo natisnete, jo natančno preberite. Preverite, ali dokument vsebuje vse potrebne elemente, na primer podatke prosilca in naslovnika, lastnoročni podpis ter seznam prilog. Morebitne pomanjkljivosti dopolnite.

Prepričajte se tudi, da besedilo ni predolgo ali nepregledno. Po potrebi ga ustrezno uredite. Obvezno odpravite tudi slogovne, pravopisne in ločilne napake.

Kako napisati prošnjo? Primer prošnje

Spodaj je primer prošnje za letni dopust.