Kako napisati e-pošto? Vse, kar morate vedeti!

Kaj je e-pošta?

Komunikacija po e-pošti je priljubljena tako v formalnih kot neformalnih odnosih, za katere je značilna nekoliko bolj sproščena oblika.

E-poštna sporočila so nepogrešljiv del službene komunikacije v večini podjetij. Z njihovo pomočjo se zaposleni sporazumevajo med seboj znotraj podjetja in zunaj njega – z zunanjimi deležniki.

V praksi ima e-pošta danes tudi dokumentacijsko funkcijo – pogosto je dokaz o dogovorih, odločitvah ali posredovanih informacijah.

Zato je dobro poznati osnovna pravila pisanja in jezikovnega bontona. To bo bistveno olajšalo pravilno vodenje službene in zasebne korespondence.

Pisanje e-pošte – kako začeti?

Ključno vprašanje je torej vrsta odnosa med prejemnikom in naslovnikom. Če ga pravilno opredelite, se boste že na začetku izognili faux pasu.

Kako napisati e-pošto? Najpomembnejši elementi

Ključno je, da znate uporabiti ustrezno strukturo sporočila.

Dobro urejena postavitev prejemniku olajša hitro razumevanje vsebine in iskanje najpomembnejših informacij. Neustrezna struktura lahko povzroči, da sporočilo postane nepregledno ali dvoumno.

Na katere elemente morate pomisliti pri pisanju e-pošte?

Zadeva

V zadevi mora biti navedena ključna tema, zaradi katere se obračate na prejemnika. Če se želite s prejemnikom pogovoriti o več zadevah, jih je priporočljivo razdeliti v ločene niti in vsako ustrezno opisati.

Tako bodo posredovane informacije bolje urejene in jih bo lažje najti. Poleg tega ločene niti za posamezne teme zmanjšajo tveganje, da bi spregledali pomembno sporočilo, ki bi se sicer lahko izgubilo med množico drugih informacij.

Primer zadeve: Prijava na delovno mesto tekstopisca

Pozdrav

Ko določite zadevo sporočila, lahko preidete na pozdrav. Njegova oblika je odvisna od odnosa s prejemnikom in značaja korespondence.

Če ne veste, kdo bo prebral vaše sporočilo, je najbolje uporabiti uraden splošni pozdrav, na primer Spoštovani. Če poznate funkcijo, naziv, akademski naslov ali položaj naslovnika, pa uporabite bolj natančno obliko, na primer Spoštovani profesor Novak.

V neformalni korespondenci lahko kot vljudnostni uvodni pozdrav preprosto uporabite ime, na primer »Dober dan, Maja«.

Pravilo o uporabi pozdravne formule velja za prvo sporočilo v okviru korespondence s prejemnikom. Pri nadaljnjih sporočilih njena uporaba ni nujna.

Glavna vsebina

Po pozdravni formuli lahko preidete na glavno vsebino sporočila. Če niste povsem prepričani, kako napisati e-pošto, poskrbite, da bo besedilo kratko, razumljivo za prejemnika in jasno povezano z zadevo, zaradi katere se obračate nanj. Tako se boste izognili nesporazumom.

Dobro je, da pripravljeno besedilo še enkrat preberete. Tako boste preverili, ali je sporočilo ustrezno oblikovano in ali ste izpustili kakšno pomembno informacijo. Na tej stopnji lahko odkrijete tudi morebitne napake.

Zaključek

Preden e-pošto dokončno zaključite s podpisom, uporabite ustrezno zaključno formulo.

Tako kot pri pozdravu morate tudi pri oblikovanju vljudnostnega zaključka posebno pozornost nameniti odnosu med vami in prejemnikom.

Glede na to, katera formulacija je za določeno korespondenco najprimernejša, lahko uporabite pozdrave, kot so: S spoštovanjem, Lepo pozdravljeni ali nekoliko bolj sproščeno različico – Lep pozdrav. Ne pozabite, da med zaključno formulo in podpisom ne postavljamo vejice.

Pisanje e-pošte in pravilni zapis

Ustrezen način zapisovanja e-poštnega sporočila kaže na profesionalnost in spoštovanje do prejemnika. Spodaj so najpomembnejša pravila, ki jih je dobro upoštevati pri vsakodnevni korespondenci:

Ločila za pozdravom

Za pozdravom (na primer Dober dan ali Spoštovana gospa) običajno postavimo vejico, glavno vsebino sporočila pa začnemo v novi vrstici z malo začetnico:

Spoštovana gospa,
zahvaljujem se vam za poslano ponudbo …

Namesto tega lahko za uvodnim pozdravom uporabimo klicaj, kar omogoča, da naslednji stavek začnemo z veliko začetnico:

Dober dan!
Zahvaljujem se vam za poslano ponudbo …

Ločila za poslovilnim pozdravom

Pri poslovilnem pozdravu (na primer S spoštovanjem ali Lep pozdrav) ne postavljamo vejice ali pike. V naslednji vrstici mora biti podpis – ime in priimek, tudi če naslovnik pošiljatelja pozna iz konteksta ali e-poštnega naslova. To je znak dobrega bontona in preglednosti korespondence:

Lepo pozdravljeni
Janez Novak

Izogibanje pozdravu Spoštovani v neustreznem kontekstu

Pozdrav Spoštovani se pogosto uporablja, vendar ni primeren za vsako vrsto korespondence. Lahko nakazuje, da ima pošiljatelj nadrejen položaj v odnosu do prejemnika, zato ga je pri neformalni komunikaciji bolje nadomestiti z bolj nevtralnimi oblikami:

Dober dan
Spoštovana gospa
Spoštovani

Kako napisati e-pošto? Primeri

Zdaj veste, kako napisati e-pošto, na kaj morate biti pozorni in katera pravila upoštevati. Zdaj morate pridobljeno znanje le še prenesti v prakso.