Vljudnostni izrazi v e-pošti – kako jih uporabljati?

Vljudnostni izrazi v e-pošti – kaj je jezikovni bonton?

Z drugimi besedami: uporaba pravilnih začetnih in zaključnih izrazov prejemniku sporoča, da smo olikani in se znamo formalno sporazumevati.

Časi, ko je poslovna korespondenca potekala predvsem po navadni pošti, so že zdavnaj minili. Danes prevladuje komunikacija po e-pošti. Večina nas pri vsakodnevnem delu napiše na desetine sporočil, ki jih pošlje sodelavcem, poslovnim partnerjem ali nadrejenim.

Kljub izkušnjam pri pisanju sporočil pa številni še vedno delajo veliko napak, ki so običajno posledica nepoznavanja pravil – to pa lahko naslovnika odvrne.

Pravilna zgradba formalnega e-poštnega sporočila

Vsako sporočilo naj bi bilo sestavljeno iz treh delov:

• uvoda (pozdrava);
• glavnega dela sporočila (to je lahko vprašanje, reklamacija ali obvestilo);
• zaključka.

V tem članku se ne bomo osredotočili na osrednji del oziroma vsebino sporočila. Na tem mestu le opozarjamo, da je treba ne glede na naslovnika upoštevati jezikovni bonton – nagovoriti osebo spoštljivo, brez žalitev in brez pritiska glede dejanja ali odločitve.

Preden analiziramo vljudnostne izraze na začetku in koncu sporočila, najprej določimo, kdo je naslovnik. Pri tem so vam lahko v pomoč naslednja vprašanja:

• Ali to osebo poznate? (ne nujno osebno – drugače povedano: ali ste si že dopisovali?);
• Kakšen je položaj naslovnika? (univerzitetni profesor, vaš nadrejeni, sodelavec, uradna oseba?);
• Ali poznate njegov oziroma njen spol? (oziroma ali veste, kako se oseba opredeljuje?);
• Koliko je oseba stara? (je vaš vrstnik, mlajša ali starejša od vas?).

Ko poznate odgovore na ta vprašanja, boste lažje izbrali ustrezno obliko vljudnostnega izraza – začetnega in zaključnega. Pomembno je, da se izraza ujemata, saj naj bosta tako uvod kot zaključek na podobni formalnostni ravni.

Začetni vljudnostni izrazi

Vsako sporočilo je treba ustrezno začeti. Takojšen prehod k bistvu je sprejemljiv le pri nadaljevanju že začete korespondence; kadar nekomu pišete prvič, uvoda ne izpustite.

Kateri vljudnostni izrazi se lahko pojavijo na začetku e-poštnega sporočila?

• Spoštovana gospa / Spoštovani gospod – kadar poznate spol naslovnika, vendar ne njegovega imena;
• Spoštovani – kadar ni jasno, kdo bo prebral sporočilo, na primer pri splošnem službenem naslovu;
• Spoštovana dr. Novak / Spoštovani prof. Kovač – kadar poznate akademski ali strokovni naziv in priimek naslovnika;
• Spoštovana gospa Novak / Spoštovani gospod Kovač – kadar poznate naslovnika in ste si z njim že dopisovali; pri nadaljevanju korespondence lahko uporabite tudi samo gospa Novak ali gospod Kovač;
• Spoštovane kolegice / Spoštovani kolegi / Drage kolegice in kolegi – za nagovor ekipe ali sodelavcev, kadar želite manj formalen ton;
• Dober dan – univerzalen in sprejemljiv pozdrav, tudi če bo naslovnik sporočilo prebral zvečer.

Ali je napaka začeti formalno e-pošto z »Živjo«?

V zgornjem seznamu manjka pogost, vendar v formalnem okolju neustrezen pozdrav »Živjo« oziroma »Hej«. Zakaj? Tak pozdrav je v uradni korespondenci lahko preveč neformalen in lahko daje vtis pomanjkanja spoštovanja do naslovnika, zlasti kadar mu pišete prvič ali ima višji položaj.

»Živjo« in »Hej« sta primerna predvsem v sproščeni komunikaciji s sodelavci, ki jih dobro poznate, ne pa v prvem formalnem sporočilu. V takšnih primerih raje uporabite »Spoštovani«, »Spoštovana gospa« oziroma »Spoštovani gospod« ali nevtralni »Dober dan«.

Kako zapisati začetni pozdrav?

Za začetnim pozdravom praviloma postavimo vejico. Nato pustimo prazno vrstico in glavno vsebino začnemo z malo začetnico. Zapis s piko za pozdravom in veliko začetnico v nadaljevanju ni pravilen.

Zaključni vljudnostni izrazi

Uvod in glavno sporočilo sta pripravljena, zato je čas za zaključek. Kateri zaključni vljudnostni izrazi so primerni v formalni e-pošti?

• S spoštovanjem;
• Lepo pozdravljeni;
• Naj vam izrečem svoje spoštovanje – zelo formalen izraz, ki lahko zveni nekoliko zastarelo.

Ali je izraz »Lep pozdrav« napačen?

Tudi drugi zaključki lahko povzročajo dvome. Ali je izraz »Lep pozdrav« oziroma »Lepo pozdravljeni« nepravilen? Ne nujno. Uspešno ga lahko uporabljate v polformalni ali kolegialni korespondenci. Primeren je za sporočila, ki se začnejo z »Dober dan«. V zelo formalnih e-poštnih sporočilih pa je bolje uporabiti »S spoštovanjem«.

Kako zapisati zaključni pozdrav?

Za zaključnim pozdravom ne postavljamo vejice ali pike. V naslednjo vrstico zapišemo podpis s polnim imenom in priimkom, tudi če naslovnik ve, kdo mu piše, ker je to razvidno iz e-poštnega naslova ali prikazanih podatkov pošiljatelja.

Primer formalnega e-poštnega sporočila

Spodaj je primer formalnega e-poštnega sporočila, ki upošteva priporočila iz tega članka:

Spoštovani,

veseli me, da ste si vzeli čas za branje tega članka. V nadaljevanju pošiljam povzetek z najpomembnejšimi ugotovitvami, ki so po mojem mnenju vredne pozornosti. Vabim vas k branju in z veseljem ostajam na voljo tudi v prihodnje.

S spoštovanjem

Maja Kovač